“Сибирьтелеком” выбирает IBM Lotus Notes


Корпорация IBM и ОАО “Сибирьтелеком”, крупнейший оператор телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе, объявили о завершении проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Lotus Notes во всей филиальной сети компании. Одна из крупнейших в стране СЭД обеспечит эффективное взаимодействие сотрудников и руководства в сложной территориальной структуре компании.

Проект реализован при содействии партнера IBM в области разработки прикладных решений — компании “ИнтерТраст”.

Целью проекта было создание системы электронного документооборота, как основного инструмента работы с документами, интеграция новой системы в существующие бизнес-процессы, а также сведение к минимуму движения бумажных документов.

На момент начала проекта в компании “Сибирьтелеком” были разработаны определенные правила обработки бумажных документов с некоторыми элементами использования электронных картотек, позволяющие частично упростить выполнение функций делопроизводителей. Однако размеры компании, распределенность филиальной сети и объем работ, выполняемый аппаратом управления, ставили серьезные преграды на пути развития бумажной технологии обработки документов, что сказывалось и на возможностях оптимизации управления и издержек.

Релизация проекта позволила создать единый контур делопроизводства и документооборота для всех филиалов и генеральной дирекции ОАО «Сибирьтелеком»:

 

  • У сотрудников появилась возможность быстрого поиска нужного документа, в результате чего увеличилась оперативность работы с документами.
  • Увеличилась скорость передачи документов между филиалами и генеральной дирекцией (документ передается сразу после присвоения регистрационного номера), в большинстве случаев исчезла необходимость отправлять бумажный документ.
  • Обеспечена возможность отслеживать ход исполнения отправленного по системе документа как в своем филиале так и в других филиалах
  • Упростилась процедура согласования документов, особенно договоров. Все визы и замечания уполномоченных лиц фиксируются в системе.
  • Обеспечена возможность установки и отслеживания сроков согласования документов, с формированием напоминаний, а также специальных отчетов по контролю сроков согласования документов
  • Достигнута прозрачность работы с документами на уровне ГД-Филиал-СП каждый участник документооборота видит ход движения документов

 

«Использование системы электронного документооборота позволяет отслеживать и анализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить. Документы теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации. В условиях расширения региональной сети оперативность обращения документов и возможность контроля критически важны для успеха нашего бизнеса», — прокомментировала Людмила Ступень, начальник службы управления делами ОАО «Сибирьтелеком».

Первый этап построения корпоративной СЭД стартовал в апреле 2005 года с тщательного анализа возможной архитектуры системы. В соответствие с требованиями компании была выбрана поэтапная реализация, основанная на введении электронного документооборота в генеральной дирекции компании в Новосибирском филиале (640 рабочих мест), а затем постепенном подключении других филиалов.

Второй этап проекта включал в себя внедрение Lotus Notes и системы электронного документооборота в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах ОАО «Сибирьтелеком». Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже разработанных нормативных документов.

С 2007 года проект получил значительное горизонтальное масштабирование. Сегодня это одна из крупнейших в стране систем электронного документооборота, значительная территориальная распределенность, отлаженные технологии взаимодействия центра и филиалов на уровне электронного обмена документами. Система также развивалась и функционально, и сегодня она практически полностью отвечает специфическим особенностям документооборота “Сибирьтелеком”.

Также в перспективе планируется внедрение Lotus Notes в региональных структурных подразделениях филиалов для того, чтобы использовать функцию корпоративного документооборота не только между филиалами и генеральной дирекцией ОАО «Сибирьтелеком», но также между филиалами и их структурными подразделениями, которых в настоящее время по Сибирскому региону насчитывается около 160.

«Наиболее сложной задачей была интеграция системы в существующие, специально разработанные бизнес-процессы, учитывающие смешанную электронно-бумажную технологию работы. И эта задача была успешно решена», — отметил Руслан Абушаев, руководитель проекта внедрения со стороны исполнителя “ИнтерТраст”.

Оставьте комментарий